Pengertian & Contoh Business Letter

Business Letter adalah satu diantara jenis surat resmi yang berfungsi sebagai media berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak perbedaan dalam penulisan business letter, dibanding surat lainnya. Dimana letter sendiri biasanya bersifat menyampaikan informasi (informational), bujukan (persuasive), motivasi (motivational), atau promosi (promotional).

Business letter sendiri sebaiknya diketik dan di-print out pada kertas putih normal dengan ukuran 5 x 11 dalam penyampaiannya. Simak penjelasan lebih lengkapnya mengenai Business Letter mulai dari Pengertian, Rumus, Langkah Menulis, Komponen, Latihan Soal dan Kunci Jawabannya.

Pengertian Business Letter

Business Letter adalah jenis surat yang berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berbagai tujuan bisnis dan dunia kerja. Tujuannya pun beragam mulai Dari pernyataan, kesepakatan, undangan, informasi, dan masih banyak lagi. Biasanya Business Letter ini dibuat oleh suatu perusahaan dan dikirimkan oleh perusahaan lain, baik kepada klien maupun pemangku kepentingan.

Selain itu, surat bisnis juga dapat digunakan oleh sesama individu untuk korespondensi dan memperlihatkan profesionalitas dalam dunia kerja maupun bisnis, sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Salah satu manfaat business letter adalah kemampuannya dalam mempererat hubungan dengan perusahaan lain atau bahkan pemangku kepentingan, seperti perusahaan atau klien.

Bahkan, melalui Business letter kamu juga dapat menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Meski sesungguhnya surat bisnis dapat dikirimkan melalui email, tak jarang masih ada perusahaan yang menuliskannya di atas secarik kertas sangat penting. Hal ini seperti diantaranya verifikasi, referensi, surat pernyataan, dan lain-lain.

Tak jarang business letter juga digunakan saat seseorang meminta referensi kerja kepada pihak yang bersangkutan serta melamar pekerjaan.

Jenis Business Letter

1. Formal

Jenis surat ini biasanya ditujukan untuk keperluan atau korespondensi yang bersifat formal. Sebagai contoh, saat ingin membuat perjanjian dengan klien, atau perusahaan lainnya dibutuhkan business letter sebagai pernyataan resminya. Selain itu, Business Letter juga biasanya digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan serta saat meminta laporan penjualan. Merujuk kepada hal-hal ini business letter yang formal dibutuhkan mulai dari penggunaan kop surat, dan lain-lain.

2. Informal

Kebalikan Dari surat formal, informal merupakan jenis surat bisnis yang sifatnya kasual dan tidak terlalu kaku. Biasanya, jenis surat informal digunakan untuk meminta referensi kerja, saat ingin mengucapkan terima kasih, penilaian karyawan, dan masih banyak lagi. Meski demikian kamu tetap harus memperhatikan gaya penulisan dan bagian-bagian di dalam suratnya. Bahkan, surat informal juga biasanya dapat dikirimkan melalui email.

Langkah Menulis Business Letter

Business letter sebagai surat yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan untuk perusahaan lain, atau surat antara instansi dengan pelanggan, klien, atau pihak atau kelompok lain di luar instansi itu sendiri. Surat ini sendiri dikeluarkan bergantung pada hubungan yang terjadi di antara kedua belah pihak.

Isi surat ini juga cukup beragam dapat berupa suatu permintaan informasi atau tanggapan dari suatu pihak, permintaan untuk pasokan barang, menyampaikan kerjasama, meminta maaf atas ketidaknyamanan atau kesalahan pada klien, dan sebagainya. Pentingnya penggunaan letter adalah menyimpan bukti tertulis.

Bentuk komunikasi secara tertulis ini juga akan ditanggapi dengan lebih serius oleh penerimanya daripada bentuk komunikasi lain. Untuk menuliskan business letter yang baik, berikut beberapa tips yang dapat kamu aplikasikan:

Gunakan kop surat yang baik dan profesional. Dengan penggunaan kop surat, kita tidak harus lagi mencantumkan nama perusahaan dalam suatu format surat.
Gunakan format dan template surat yang standar Format ini lebih umum digunakan sesuai template business letter pada umumnya.
Tampilkan kesan professional, kesan ini dapat diwujudkan dengan penggunaan Indonesian formal, ketepatan ejaan dan penggunaan tanda baca, tidak menggunakan singkatan, dan lain sebagainya.
Gunakan Grammar yang baik dengan kalimat yang efektif (singkat, padat, dan jelas).
Berikan warna untuk memberi penekanan pada kata, jangan lupa memanfaatkan fitur highlight dalam aplikasi penulisan.
Berusahalah untuk persuasive, Pastikan isi surat mengandung ajakan yang meyakinkan.
Baca ulang surat sebelum mengirimkannya, jangan lalai dengan mengirimkan business letter tanpa kesalahan penulisan, baik Dari ejaan atau tanda baca, juga pemilihan kata yang kurang tepat. Sebab hal ini akan menunjukan seberapa profesional pengirimnya.

Komponen Business Letter

Business Letter adalah komunikasi formal menggunakan media kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Berikut ini komponen business letter yang perlu kamu ketahui:

1. Letterhead (Kop Surat)

Letterhead atau kop surat merupakan identitas berupa emblem, nama, alamat dan telepon Dari pengirim surat.

2. Reference Line

Di dalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama penanggung jawab yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.

3. Date Line (Tanggal)

Ini adalah tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalnya pada August 15, 2021. – Contoh penulisan tanggal menggunakan sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada Business letter adalah pada sebelah kanan atas surat.

4. Inside Address

Bagian ini berisi nama penerima surat, kepada siapa surat ini ditujukan, dan jabatannya, nama perusahaannya disertai dengan alamatnya. Jika kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan, jangan kosongkan bagian ini, tetapi coba untuk menggunakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Jangan lupa untuk memberi jarak antara tanggal dengan penerima.

5. Attention Line

Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.

6. Subject Line (Perihal)

Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya invite, Apology, dan lain sebagainya. Bagian Ini merupakan bagian optional Dari letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak. Penulisan subject sendiri biasanya ditempatkan diantara salutation dan isi surat.

7. Solutition (Salam Pembuka)

Dalam bagian ini, digunakan “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama penerima)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak diketahui, tulis nama departemennya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka dengan isi, misalnya pada Dear Mr Krisman, dan Dear Mr. Krisman.

8. Body of Letter (Isi Surat)

Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph pada isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara masing-masing paragraf. Beri jarak antara bagian akhir isi dan penutup business letter.

9. Salam Penutup

Bagian ini sebagai penanda bahwa surat telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama yang nantinya digunakan untuk tempat tanda tangan.

10. Signature (Tanda Tangan)

Bagian ini adalah tanda tangan pengirim surat, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru.

11. Enclosure (Lampiran)

Jika sebuah surat berisi dokumen atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis harus menampilkan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumlah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.

12. Carbon Copy Notation (Tembusan Surat)

Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat ini dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui ISI surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat. Contoh : CC : Bagian Keuangan

Contoh Business Letter

Contoh 1:

19 Front Street
Jakarta, ID 11545
July 7, 2020
Ms. liliaceous plant Jackson
Marketing Manager
BB Bread Co.
325 Plaza land
Jakarta, ID 11345

Dear Ms. Jackson,

It has come back to my attention that your company, shot Bread Co. has been late with paying the bills for the past 2 months. so as to encourage our customers to buy their invoices before the date, we’ve enforced a reduction model wherever we’ll provide you with five-hitter off your invoice if you pay a North American country within ten days of receiving the invoice. I hope that everything goes well for you and your company. You’re one of all our biggest customers, which we tend to appreciate your business. If you’ve got any queries, be happy to contact Pine Tree State at (021) 532-5445.

Sincerely,
(Signature)
Bob Holmes S.

Contoh 2:

PT JAYA SELALU
Jl. Tanjung Barat No. 12
Phone. (0265) 354612
Tasikmalaya
46123

to Designation Affair
PT MAJU TERUS
Jl. Malioboro twenty three Tasikmalaya

Dear Sirs,

Through this letter, allow us to introduce our company to you. Our company named noble metal Jaya Selalu is engaged within the distributor of workplace writing paper. per the data we tend to collect, noble metal MAJU TERUS may be a property company that’s growing chop-chop and can open once more some selling workplace in Tasikmalaya.

This association, allow us to supply a number of writing paper products that we tend to market. Besides this letter, we tend to attach an inventory of things and their various costs. If your company wants our services, then merely contact a North American country via phone numbers (0265) 35412 and we’ll deliver the products to the location.

Further, we are going to send you an associate invoice every finish of the month for transactions occurring within the corresponding month. We are going to provide a special discount if an accumulated purchase inside one month of over Rp. 2.000.000, – (two million rupiah).

We hope that this supply will proceed in a very sort of cooperation that advantages each party. If Mr……is interested, we tend to be a unit able to create shows and conduct any mentioned. Therefore we tend to submit the supply letter, delivered thanks for your attention.

Artikel Paling Populer :

Presentasi – Fungsi, Tujuan, Jenis, Teknik,Pengertian, Dasar Presentasi – Fungsi, Tujuan, Jenis, Teknik,Pengertian, Dasar : Keterampilan berbicara di depan umum atau yang juga dikenal dengan nama public speaking skill merupakan salah satu keterampilan yang harus dimiliki di era…
Pengertian Bank Umum, Tugas, Fungsi, Jenis, Contoh… Pengertian Bank Umum, Tugas, Fungsi, Jenis, Contoh dan Kegiatan Usaha Bank Umum Lengkap – Menurut Undang-Undang No. 10 tahun 1998, Bank umum adalah bank yang melaksanakan kegiatan usaha secara konvensional dan…
Pengertian Verb Phrase: Fungsi, Rumus, Contoh & Soal pernah kalian ngobrol dengan bule? Bagaimana pengalaman kalian? Ada yang bangga, karena komunikasi lancar, tapi ada juga yang kriiik,kriiik,kriiik, tidak paham sama sekali dan akhirnya malu. Apalagi jika yang kalian ajak ngobrol…
Surat Edaran Ada yang sudah mengenal atau pernah mendengar mengenai istilah Surat Edaran? Simak penjelasan terlengkapnnya di bawah ini. Pengertian Surat Edaran Surat edaran merupakan salah satu jenis surat tertulis berisikan pemberitahuan…
Jenis-Jenis Iklan Selain radio, salah satu media komunikasi adalah surat kabar atau majalah. Dalam surat kabar atau majalah, kamu dapat menemukan beragam informasi, termasuk iklan. Iklan sangatlah berguna bagi kamu. Melalui iklan,…
Past Future Perfect Continuous: Rumus dan Contohnya Untuk sebagian orang belajar bahasa Inggris bukanlah hal yang mudah, bahkan bisa menjadi hal yang agak merumitkan. Dalam bahasa Inggris sendiri terdapat beberapa tense yang harus dimengerti dan dipahami dengan…
Pengertian, Rumus, Contoh Reported Speech Perubahan kalimat langsung menjadi suatu kalimat tidak langsung disebut juga sebagai reported speech. Beberapa kalimat yang dapat diubah menjadi reported speech diantaranya Pernyataan (Statement), perintah, undangan dan permintaan. Simak penjelasan lebih lengkapnya…
Pengertian Internet dan Intranet Serta Perbedaannnya… Pengertian Internet dan Intranet Serta Mengetahui Perbedaan Antar Keduanya Secara Lengkap Istilah intenet hampir setiap hari kita dengar, bahkan adapula orang-orang yang setiap harinya sangat membutuhkan internet. Dengan adanya kemajuan…
Pengertian, Tujuan, Karakteristik, Bentuk, Jenis dan… Pengertian, Tujuan, Karakteristik, Bentuk, Jenis dan Contoh Investasi Jangka Pendek Terlengkap – Investasi atau penanaman modal adalah istilah yang berkaitan dengan akumulasi suatu bentuk aktiva dengan harapan mendapatkan keuntungan di masa…
Contoh Pengumuman Dalam Bahasa Inggris Dalam kehidupan sehari-hari terkadang kita kerap mendapati yang namanya pengumuman. Keberadaan dari pengumuman ini biasanya untuk menyampaikan informasi penting kepada orang tertentu atau kepada khalayak umum. Tak hanya menggunakan bahasa…
Pengertian Jurnalistik Menurut Para Ahli Ada yang sudah mengenal atau pernah mendengar mengenai istilah Jurnalistik? Simak penjelasan terlengkapnnya di bawah ini. Pengertian Jurnalistik Menurut Para Ahli 1. Ensiklopedia Indonesia Jusrnalistik ialah salah satu bidang profesi…
Pengertian Proposal, Fungsi, Tujuan, Unsur dan… Pengertian Proposal, Fungsi, Tujuan, Unsur dan Macam-Macam Bentuk Proposal Terlengkap – Proposal adalah rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja, perencanaan secara sistematis, matang dan teliti yang dilakukan oleh peneliti sebelum melakukan penelitian…
31 Pengertian Bahasa Menurut Para Ahli dan Fungsinya Lengkap Mengetahui Pendapat Para Ahli tentang Definisi Bahasa dan Fungsinya Lengkap Bahasa adalah sebuah sarana yang digunakan oleh makhluk hidup untuk berinteraksi sosial dengan sesama baik sesama jenis maupun bukan sejenisnya.…
Pengertian Spanduk Ada yang sudah mengenal atau pernah mendengar mengenai istilah Spanduk? Simak penjelasan terlengkapnnya di bawah ini. Pengertian Spanduk Spanduk merupakan salah satu media informasi yang memberitahu informasi kepada khalayak ramai.…
Penjelasan, Jenis dan Daftar Kata 'Verb' (Kata Kerja) Halo teman teman, bertemu lagi dengan kami di jagoan bahasa inggris. Pada kesempatan ini kami akan memberikan penjelasan tentang Verb atau dalam bahasa indonesianya adalah kata kerja. Verb adalah bagian…
Pasar Modal – Pengertian, Tujuan, Fungsi, Jenis,… Pasar Modal – Pengertian, Tujuan, Fungsi, Jenis, Manfaat, Indonesia : Pasar Modal merupakan sarana pendanaan bagi perusahaan maupun institusi lain (misalnya pemerintah) dan sebagai sarana bagi kegiatan berinvestasi. Pengertian Pasar Modal…
Media Komunikasi Ada yang sudah mengenal atau pernah mendengar mengenai istilah Media Komunikasi? Simak penjelasan terlengkapnnya di bawah ini. Table of Contents Pengertian Media Komunikasi Karakteristik Media Komunikasi Fungsi Media Komunikasi Karakteristik…
Blog Adalah Di era dunia teknologi ini siapa sih yang nggak tau apa itu blog ?? Jika belum ada yang mengetahui apa itu blog. Pada kesempatan kali ini seputar ilmu akan membahas…
Pengertian Komunikasi Bisnis, Tujuan, Fungsi, Unsur… Pengertian Komunikasi Bisnis, Tujuan, Fungsi, Unsur dan Bentuk Komunikasi Bisnis Menurut Para Ahli Terlengkap – Secara umum, Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara…
Pengertian Media Komunikasi – Jenis, Fungsi, Bentuk,… Pengertian Media Komunikasi – Jenis, Fungsi, Bentuk, Prinsip, Macam, Tujuan, Karakteristik, Para Ahli : Media komunikasi merupakan sebuah sarana atau alat yang dipakai sebagai penyampaian pesan dari komunikator kepada khalayak. Pengertian…

Baca Juga : Contoh Action Verb, Jenis Action Verb & Pengertian Action Verb