Business Letter adalah satu diantara jenis surat resmi yang berfungsi sebagai media berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak perbedaan dalam penulisan business letter, dibanding surat lainnya. Dimana letter sendiri biasanya bersifat menyampaikan informasi (informational), bujukan (persuasive), motivasi (motivational), atau promosi (promotional).
Business letter sendiri sebaiknya diketik dan di-print out pada kertas putih normal dengan ukuran 5 x 11 dalam penyampaiannya. Simak penjelasan lebih lengkapnya mengenai Business Letter mulai dari Pengertian, Rumus, Langkah Menulis, Komponen, Latihan Soal dan Kunci Jawabannya.
Pengertian Business Letter
Business Letter adalah jenis surat yang berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berbagai tujuan bisnis dan dunia kerja. Tujuannya pun beragam mulai Dari pernyataan, kesepakatan, undangan, informasi, dan masih banyak lagi. Biasanya Business Letter ini dibuat oleh suatu perusahaan dan dikirimkan oleh perusahaan lain, baik kepada klien maupun pemangku kepentingan.
Selain itu, surat bisnis juga dapat digunakan oleh sesama individu untuk korespondensi dan memperlihatkan profesionalitas dalam dunia kerja maupun bisnis, sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Salah satu manfaat business letter adalah kemampuannya dalam mempererat hubungan dengan perusahaan lain atau bahkan pemangku kepentingan, seperti perusahaan atau klien.
Bahkan, melalui Business letter kamu juga dapat menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Meski sesungguhnya surat bisnis dapat dikirimkan melalui email, tak jarang masih ada perusahaan yang menuliskannya di atas secarik kertas sangat penting. Hal ini seperti diantaranya verifikasi, referensi, surat pernyataan, dan lain-lain.
Tak jarang business letter juga digunakan saat seseorang meminta referensi kerja kepada pihak yang bersangkutan serta melamar pekerjaan.
Jenis Business Letter
1. Formal
Jenis surat ini biasanya ditujukan untuk keperluan atau korespondensi yang bersifat formal. Sebagai contoh, saat ingin membuat perjanjian dengan klien, atau perusahaan lainnya dibutuhkan business letter sebagai pernyataan resminya. Selain itu, Business Letter juga biasanya digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan serta saat meminta laporan penjualan. Merujuk kepada hal-hal ini business letter yang formal dibutuhkan mulai dari penggunaan kop surat, dan lain-lain.
2. Informal
Kebalikan Dari surat formal, informal merupakan jenis surat bisnis yang sifatnya kasual dan tidak terlalu kaku. Biasanya, jenis surat informal digunakan untuk meminta referensi kerja, saat ingin mengucapkan terima kasih, penilaian karyawan, dan masih banyak lagi. Meski demikian kamu tetap harus memperhatikan gaya penulisan dan bagian-bagian di dalam suratnya. Bahkan, surat informal juga biasanya dapat dikirimkan melalui email.
Langkah Menulis Business Letter
Business letter sebagai surat yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan untuk perusahaan lain, atau surat antara instansi dengan pelanggan, klien, atau pihak atau kelompok lain di luar instansi itu sendiri. Surat ini sendiri dikeluarkan bergantung pada hubungan yang terjadi di antara kedua belah pihak.
Isi surat ini juga cukup beragam dapat berupa suatu permintaan informasi atau tanggapan dari suatu pihak, permintaan untuk pasokan barang, menyampaikan kerjasama, meminta maaf atas ketidaknyamanan atau kesalahan pada klien, dan sebagainya. Pentingnya penggunaan letter adalah menyimpan bukti tertulis.
Bentuk komunikasi secara tertulis ini juga akan ditanggapi dengan lebih serius oleh penerimanya daripada bentuk komunikasi lain. Untuk menuliskan business letter yang baik, berikut beberapa tips yang dapat kamu aplikasikan:
- Gunakan kop surat yang baik dan profesional. Dengan penggunaan kop surat, kita tidak harus lagi mencantumkan nama perusahaan dalam suatu format surat.
- Gunakan format dan template surat yang standar Format ini lebih umum digunakan sesuai template business letter pada umumnya.
- Tampilkan kesan professional, kesan ini dapat diwujudkan dengan penggunaan Indonesian formal, ketepatan ejaan dan penggunaan tanda baca, tidak menggunakan singkatan, dan lain sebagainya.
- Gunakan Grammar yang baik dengan kalimat yang efektif (singkat, padat, dan jelas).
- Berikan warna untuk memberi penekanan pada kata, jangan lupa memanfaatkan fitur highlight dalam aplikasi penulisan.
- Berusahalah untuk persuasive, Pastikan isi surat mengandung ajakan yang meyakinkan.
- Baca ulang surat sebelum mengirimkannya, jangan lalai dengan mengirimkan business letter tanpa kesalahan penulisan, baik Dari ejaan atau tanda baca, juga pemilihan kata yang kurang tepat. Sebab hal ini akan menunjukan seberapa profesional pengirimnya.
Komponen Business Letter
Business Letter adalah komunikasi formal menggunakan media kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Berikut ini komponen business letter yang perlu kamu ketahui: